Comment est gérée la conservation des données par Skeepers Feedback Management ?

Skeepers porte une grande attention à la protection des données de ses utilisateurs et destinataires Feedback Management ainsi qu'à tous leurs répondants, qu'ils soient clients, collaborateurs ou prestataires de services.

Vos données sont conservées de façon sécurisée auprès de l'hébergeur européen Amazon Web Services Ireland qui est certifié ISO 27001 et ISO 27017.

En ce sens, nous respectons scrupuleusement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) mis en place en 2018 au sein de l'Union Européenne. Nous répondons donc dans cet article à vos différentes interrogations relatives à la conservation des données. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre Politique de confidentialité.

La conservation des feedbacks et attributs

Par défaut, les réponses aux questionnaires (feedbacks) ainsi que les données personnelles qui y sont attachées (attributs) sont accessibles sur Skeepers durant une période de 2 ans. Plus exactement, les données sont conservées par défaut 771 jours. Dès la fin de cette période, vous ne verrez plus ces données sur la plateforme. Elles sont anonymisées puis archivées dans notre base de données avant d'être définitivement supprimées un an plus tard.

Nous vous invitons à compiler les réponses collectées dans vos campagnes dans des visualisations de données brutes qu'il vous faudra exporter régulièrement (de façon manuelle, via FTP ou via Email) afin de conserver un certain historique de vos enquêtes hors de la plateforme. Le stockage de ces données devra se faire dans l'environnement sécurisé de votre choix.

Sur demande adressée auprès de votre Customer Success Manager ou auprès du Support Skeepers, il est possible : 

  • de raccourcir la durée de conservation des feedbacks au délai souhaité
  • d'activer l'option "J-3 ans année glissante" afin d'accéder aux feedbacks pendant 3 ans

L'activation de l'option "J-3 année glissante" doit se faire durant la période de conservation initiale de 2 ans afin de répondre aux problématiques relatives à la réalisation d'études statistiques.

Une fois l'option activée, vous pourrez extraire les données qui n'ont pas encore été supprimées de la plateforme, et ce, pour une période additionnelle d'un an. Ainsi, les données seront accessibles 3 ans sur la plateforme au lieu des 2 ans par défaut.

L'activation de cette clause doit au préalable être validée par votre DPO (interlocuteur technique). Pour cause, ce type de modification n'est pas anodin et peut entraîner des modifications sur les Conditions Générales de Vente (CGV) de votre site. Ces informations sont habituellement précisées dans vos contrats et registres. Le délai de traitement est d'un mois, sans coût supplémentaire associé.

La conservation des contacts

Par défaut, les contacts sont conservés tant qu'ils sont utilisés dans la plateforme et présents dans des listes d'envoi.

Dans la catégorie 'Contacts' de la plateforme, vous avez la possibilité de supprimer manuellement les contacts ainsi que leurs données associées. Vous pouvez le faire de façon unique en appuyant sur le bouton "Supprimer" ou vous pouvez sélectionner plusieurs contacts, cliquer sur le bouton "Actions" et sélectionner "Supprimer les contacts sélectionnés".

Il est à noter que supprimer un contact supprimera aussi les feedbacks que ce répondant aura pu laisser dans vos enquêtes.

La conservation des fichiers ingérés dans la plateforme

Skeepers ne conserve pas les fichiers CSV importés dans la plateforme. Dès qu'ils sont ingérés dans la plateforme, les fichiers sont détruits. Nous n'en gardons pas de trace.

En cas de problème d'import, nous vous invitons donc à conserver dans votre environnement les fichiers importés dans Skeepers (import de contacts, feedbacks, sollicitations, fichiers de données, attributs liés) pour les transmettre dans le cadre de vos demandes adressées au Support.

La conservation des accès utilisateurs et destinataires

Chaque profil/accès d'utilisateur ou de destinataire est conservé dans la plateforme Skeepers Feedback Management pour toute la durée du partenariat liant Skeepers à votre organisation.

Ces données comprennent : 

- l'identifiant de l'utilisateur/du destinataire

- le mot de passe de l'utilisateur/du destinataire

- les droits et propriétés associés à l'utilisateur/au destinataire

- les informations renseignées dans le profil de l'utilisateur/du destinataire

En tant qu'administrateur du compte, vous avez la possibilité de supprimer manuellement les utilisateurs et destinataires présents sur le compte de votre organisation. Pour cela, n'hésitez pas à consulter la documentation relative à la suppression d'utilisateurs et la suppression de destinataires.

Vous pouvez solliciter votre Customer Success Manager ou interlocuteur commercial Skeepers pour une prestation payante spécifique si vous souhaitez déléguer la suppression en masse d'utilisateurs et/ou de destinataires au sein du compte Skeepers de votre organisation. L'action sera faite par notre équipe Technical Factory.

La conservation des cookies

Les cookies relatifs aux connexions et intégrations Skeepers sont conservés 360 jours.

La conservation des logs

Les logs sont conservés selon ces conditions dans la plateforme : 

Type de log Durée de conservation
Logs de serveurs FTP 30 jours
Logs de connexions 6 mois
Logs de la base de données 15 jours

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe Customer Care.

 

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