Comment organiser et nettoyer son compte Feedback Management ?

La plateforme Feedback Management de Skeepers vous offre un espace de travail collaboratif, partagé entre tous les utilisateurs d'un même compte. Pour en tirer pleinement profit, une organisation rigoureuse est essentielle.

Un compte bien structuré garantit à chaque utilisateur d'accéder rapidement aux informations qui le concernent, d'éviter les doublons et de réduire le risque d'erreurs dans les configurations. En adoptant une organisation claire, vous favorisez une meilleure communication entre les équipes et une utilisation optimale des fonctionnalités offertes par la plateforme.

Dans cet article, nous partageons des recommandations pour organiser efficacement les contenus de votre compte et optimiser les temps de chargement. L'objectif est de maintenir un espace structuré qui facilite la collaboration entre les utilisateurs et garantit une expérience fluide pour tous les collaborateurs.

Lexique

Compte Skeepers Feedback Management

Un compte Skeepers Feedback Management est l'espace dédié à votre organisation sur la plateforme Feedback Management. Il existe trois types de comptes : 

  • Un compte standard est un compte classique dédié à une entreprise/entité, qui n’a aucune interaction avec un autre compte Skeepers Feedback Management.
  • Un compte parent est un "super compte" qui régente plusieurs comptes enfants. Ce type de compte est fréquent pour de grands groupes internationaux qui souhaitent accéder facilement aux contenus de leurs entités nationales, succursales ou marques propres.
  • Un compte enfant est un compte standard rattaché à un compte parent.
Droit d'utilisateur ou de destinataire

Un droit d'utilisateur ou de destinataire est une habilitation, un privilège attribué à un utilisateur. Selon si l'élément est coché ou décoché, l'utilisateur pourra accéder ou non à une fonctionnalité. Seuls les administrateurs peuvent influer sur les droits des utilisateurs.

Utilisateur

Un utilisateur est un accès individuel au compte Skeepers de votre organisation dans la plateforme Feedback Management. Il est possible d'attribuer un certain nombre de droits et rôles à un utilisateur.

Destinataire

Un destinataire est un accès individuel limité à certains éléments partagés. Les éléments partagés à des destinataires (notamment des tableaux de bord) sont à l'initiative d'un utilisateur ou d'un administrateur. Au niveau technique, un destinataire est un utilisateur avec des droits extrêmement restreints qui sont cantonnés à la lecture seule sans modification possible dans la plateforme.

Administrateur

Un administrateur (aussi nommé responsable opérationnel du compte) est un "super utilisateur" qui détient les accès admins du compte Skeepers de votre organisation dans la plateforme Feedback Management. Il est habituellement désigné au début du partenariat avec Skeepers. Par la suite, il gère la création et la gestion des accès Skeepers Feedback Management sur le compte de votre organisation. Il détient ce droit : 

Label

Un label est un terme ajouté manuellement, représenté sous la forme "#label", qui sert à identifier et à classifier une campagne, une diffusion ou un élément d'analyse dans leurs listes respectives. Il permet d'organiser efficacement les différents éléments créés sur le compte pour mieux les rechercher et les filtrer grâce à des mots-clés descriptifs (créateur, sujet, cible, etc.).

Recommandations générales

Voici des recommandations importantes pour bien gérer votre compte.

  • Identifier les créateurs ou garants de chaque ressource du compte
  • Optimiser votre espace avec un accès facile aux ressources les plus utilisées
  • Organiser votre compte avec des délimitations claires par créateur, thématique et/ou format pour optimiser la recherche par mots clés
  • Archiver ou supprimer les éléments inutiles, superflus ou obsolètes

Conformément à la réglementation en vigueur, les feedbacks sont conservés par défaut sur votre compte pendant une durée maximale de 2 ans (771 jours pour être exact).

Il est donc essentiel de réaliser des exports réguliers des feedbacks issus de vos campagnes afin de les sauvegarder dans l'environnement sécurisé de votre choix.

Pour cela, il est nécessaire de créer une visualisation de données brutes pour chaque campagne (comment faire). Vous avez ensuite la possibilité de l'exporter manuellement, automatiquement par email ou automatiquement vers un dépôt FTP.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre politique de conservation des données, consultez l'article Comment est gérée la conservation des données par Skeepers Feedback Management ?

Organisation de la page d'accueil

  • Désépingler de la page d'accueil les tableaux de bord qui ne sont plus pertinents (comment faire)

Organisation des accès du compte

Cette section est dédiée aux administrateurs du compte.

  • Identifier l'administrateur local (aussi appelé responsable opérationnel) de votre compte et tenir informé Skeepers de tout changement
  • Désigner un second administrateur pour palier l'absence de l'administrateur principal et lui accorder les droits nécessaires (comment faire)
  • Si l'administrateur en place actuellement va bientôt quitter votre organisation, désigner un nouvel administrateur en lui accordant les droits nécessaires (comment faire, détails des droits)
  • Vérifier que tous les utilisateurs + destinataires ont les droits appropriés à leur utilisation quotidienne (comment faire, détails des droits)
  • Supprimer les utilisateurs qui ne sont plus actifs sur le compte ou qui ont quitté l'organisation (comment faire)
  • Supprimer les destinataires qui ne sont plus actifs sur le compte ou qui ont quitté l'organisation (comment faire)
  • Supprimer les utilisateurs API inactifs, obsolètes ou décommissionnés

Organisation du tracking

  • Veiller à ne pas créer d'attributs en doublon sur le même sujet
  • Utiliser la description de l'attribut pour détailler son utilisation
  • Identifier un ou plusieurs collaborateurs qui s'occuperont de créer et gérer les attributs du compte

Organisation des campagnes et diffusions

  • Nommer vos campagnes avec une nomenclature identifiée par objectif ou thématique de questionnaire
  • Nommer vos diffusions avec un nom similaire à celui de vos campagnes
  • Transformer une campagne percutante en modèle de campagne à décliner (comment faire)
  • Améliorer la recherche par mot clé en utilisant les labels pour classifier les campagnes et les diffusions par thématique, créateur ou format (comment faire)
  • Archiver ou supprimer les campagnes inactives ou obsolètes (comment faire)
  • Archiver ou supprimer les diffusions tests ou inactives (comment faire)

Organisation des contacts

  • Supprimer les contacts en opt-out après avoir vérifié dans les stats de diffusions envoyées via Skeepers les contacts en erreur
  • Supprimer les contacts en opt-out après les avoir identifié en exportant la liste des contacts (comment faire EN CONSTRUCTION)
  • Supprimer les contacts qui n'ont pas été sollicités depuis plus de 2 ans
  • Nommer les listes d'envoi avec des noms clairs afin d'éviter d'avoir des doublons

Organisation des analyses

  • Améliorer la recherche par mot clé en utilisant les labels pour classifier les analyses par thématique, créateur ou format (comment faire)
  • Désactiver le partage récurrent de rapports inutiles ou obsolètes
  • Désactiver le partage récurrent de tableaux de bord inutiles ou obsolètes
  • Désactiver le partage récurrent d'export de données brutes inutiles ou obsolètes
  • Désactiver le partage récurrent d'alertes sur indicateur inutiles ou obsolètes

Organisation des paramètres du compte

Cette section est dédiée aux utilisateurs disposant du droit "Paramètres du compte".

  • Identifier et organiser les étiquettes créées sur le compte pour éviter les doublons
  • Identifier et organiser les flags créées sur le compte pour éviter les doublons
  • Nommer vos modèles d'email ou de SMS avec une nomenclature identifiée par objectif, thématique et utilisation
  • Organiser les propriétés du compte, notamment les champs de contact (comment faire)
  • Supprimer les domaines de site web inutiles ou obsolètes
  • Identifier les filtres sur attributs contenant des doublons ou des erreurs de saisie pour les corriger (comment faire)
  • Supprimer les modèles de design obsolètes ou issus d'anciennes chartes graphiques
  • Supprimer les palettes de couleur et icones inutiles, obsolètes ou issues d'anciennes chartes graphiques
  • Mettre à jour selon vos besoins les mots exclus dans la désensibilisation du verbatim (comment faire)

Organisation des connecteurs et intégrations

  • Désactiver et supprimer les applications connectées, webhooks et dépôts FTP obsolètes ou décommissionnés
  • Désactiver et supprimer les mappings inutiles, obsolètes ou décommissionnés

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe Customer Care.

 

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